La fonctionnalité autorise les usagers de la bibliothèque A à s'inscrire et emprunter les exemplaires de la bibliothèque B, bien que la bibliothèque B ne soit pas sur le même réseau. La bibliothèque B peut même utiliser un système de bibliothèque totalement différent.
C'est une option conçue principalement pour les bibliothèques néerlandaises
Pour réaliser cette fonctionnalité les deux systèmes de bibliothèque (A et B dans notre exemple) auront à échanger une information. Les mécanismes d'échange seront les services web (via le protocole SOAP).
Mise en situation :
·
L'usager X est un adhérent de la Bibliothèque A
·
La bibliothèque A est la « bibliothèque d'origine » de L'usager
·
La bibliothèque B est la « bibliothèque invitante » de L'usager
La procédure (la plus abrégée) est la suivante :
1.
1. L'usager X est un membre valide de la Bibliothèque A.
2.
2. L'usager X entre dans la Bibliothèque B et souhaite s'inscrire. Il montre sa carte de bibliothèque et indique qu'il est abonné à la bibliothèque A.
3.
3. L'usager est inscrit à la bibliothèque B via une procédure spécifique. Durant cette procédure le système retrouvera (via une service web) les données à partir de la notice usager comme défini à la bibliothèque A ; le système vérifiera aussi si L'usager a un abonnement valide, si oui ou non sa notice est bloquée et si oui ou non il est autorisé à participer au prêts invité. Dès lors, L'usager est inscrit à la Bibliothèque B.
4.
4. L'usager peut maintenant emprunter des exemplaires à la Bibliothèque B. Ces prêts apparaîtront, à la Bibliothèque B, comme des prêts « normaux ». Toutefois, les prêts sont aussi envoyés à la Bibliothèque A (via un service web) et enregistrés dans la base de données de la Bibliothèque A (pour diverses raisons techniques). La Bibliothèque A affichera aussi les prêts fait à la Bibliothèque B dans les cas suivants :
·
dans l'interface client : la visualisation des exemplaires prêtés contiendra une partie spécifique [sinon, le système pourra donner accès via une option spécifique] [cela sera décidé au moment de la mise en place]
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dans les activités usager du Web OPAC : la visualisation des exemplaires prêtés contiendra une partie spécifique, indiquant clairement quels exemplaires sont prêtés dans quelle bibliothèque invitée.
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concernant les bons de prêt cumulatifs :
Notez que la bibliothèque invitée n'affiche pas les exemplaires prêtés par d'autres bibliothèques invitées ou par la bibliothèque d'origine. Toutefois, le système peut mentionner le fait qu'il peut y avoir des prêts d'autres bibliothèques. [A décider au moment de la mise en place.]
5.
5. Si cela est en vigueur, tous les autres traitements (rappels, factures, etc.) sont traités par la Bibliothèque B.
6.
6. Le client peut retourner l'exemplaire à la Bibliothèque A (origine) ou la Bibliothèque B (invitée). Le système s'assurera que le retour a été fait correctement, où que l'exemplaire a été rendu. Les retours dans d'autres bibliothèque (Bibliothèque C) ne sont pas traités ; s'ils sont autorisés, une solution pragmatique devra être créée en dehors du SIGB.
7.
7. Durant le cycle de vie du prêt, les bibliothèques invitées et d'origine échangeront l'information sur L'usager et les exemplaires prêtés à la bibliothèque invitée.
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Le prêt invité physique utilise un concept décentralisé, c'est à dire qu'il n'y a pas de serveur central sur lequel tous les « prêts invités » sont enregistrés. Tous les prêts invités sont stockés dans les deux bibliothèques « invitée » et d'« origine ». Aucun logiciel médiateur n'est utilisé pour stocker les transactions.
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La bibliothèque d'origine a toujours une vue complète de tous les prêts (de toutes les bibliothèques invitées).
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Les bibliothèques invitées ne gèrent qu'une vue d'ensemble des prêts de leur bibliothèque.
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Les services Web sont utilisés pour envoyer des messages entre la bibliothèque invitée et la bibliothèque d'origine.
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Pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité, les deux bibliothèques d'origine et invitée doivent avoir installé une architecture de travail et de services web.
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[Contexte néerlandais uniquement] Afin de réduire le nombre d'adresses IP qui doivent être accessibles, chaque système sera relié à un serveur central hébergé, qui se connectera alors à chaque bibliothèque individuelle. Via cette architecture, la configuration d'accès des services web n'aura besoin de prendre en compte qu'une seule adresse IP.
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L'information sur les codes ISIL, les adresses IP et autres paramétrages sera traitée via le même serveur central hébergé. Ce serveur alimentera un service web qui fournira toute l'information nécessaire.
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Le mécanisme du prêt invité est destiné à l'usage d'un seul pays.
Consultez l'aide de l'AFO 481 – Divers – Paramètres prêts invité pour plus d'informations.
Cette partie décrit les étapes concernées par l'enregistrement des abonnés.
Si un usager souhaite s'inscrire à la bibliothèque invitée (AFO 431), la procédure sera la suivante. Dans l'hypothèse où l'usager indique à la bibliothèque (au personnel) qu'il est usager d'une autre bibliothèque [bibliothèque d'origine] et qu'il souhaite être inscrit comme membre invité [à la bibliothèque invitée].
1.
Le système vérifiera un paramètre général (dans la meta-institution pour le niveau prêt) qui indique que les Prêts Invités Physiques sont pris en charge [du côté « client »]. S'il est exact, alors l'écran d'inscription d'un usager possède un contrôle supplémentaire : une case à cocher « Membre invité ».
2.
Si la case « Membre invité » est cochée, le système essaiera de détecter le code ISIL de la bibliothèque d'origine [4 caractères]. Si cela n'est pas possible, le code ISIL peut être saisi manuellement dans une zone de texte. Le système affichera également une liste déroulante contenant toutes les bibliothèques disponibles. Ces deux contrôles sont précédés d'un message « Le système ne pourra pas extraire un code ISIL valide à partir d'un code-barres usager ». [Le système aura un paramètre contenant le test à effectuer sur la zone du code ISIL] – Si le membre est une membre invité, le système n'appliquera pas les vérifications de format du code-barres de l'usager localement défini : tous les formats seront acceptés, pourvu que le code-barres consiste en au moins 1 lettre ou numéro.
3.
Le système affiche un message « La bibliothèque d'origine invitée est » + les détails de la bibliothèque d'origine + « Veuillez confirmer que cela est correct ». L'écran comporte les boutons OK et Annuler.
4.
Le système se connecte au système de la bibliothèque d'origine et vérifie si le code-barres de l'usager est défini. Si non, la bibliothèque d'origine renverra un message d'erreur. Si l'usager est reconnu dans le système de la bibliothèque d'origine, le système d'origine devra vérifier si [a] il prend en charge des prêts invités physique coté serveur, [b] l'usager appartient à une catégorie d'usager qui autorise les prêts invités physique, et [c] la notice usager n'est pas bloquée. La bibliothèque d'origine aura un paramètre indiquant quels types de blocage sont pris en compte pour déterminer si oui ou non l'usager est bloqué pour les prêts invités physique coté serveur : cela peut être (1) des blocages manuels et/ou (2) un ou plusieurs types de blocage automatique. Si l'abonné est, pour une de ces trois raisons mentionnées, non autorisé pour les prêts invités physiques, le système affichera un message d'erreur. Veuillez noter que le paramètre ci-dessus concernant le blocage peut être défini à la fois (1) pour inscription et (2), comme un ensemble à part de paramètre, pour les prêts en cours.
5.
Si le processus ci-dessus est un succès, la bibliothèque d'origine envoie un sous-ensemble de données dans la notice de l'usager à la bibliothèque invitée. Les données sont affichées dans l'écran habituel de saisie de l'usager et le personnel peut les comparer à l'information de la carte de bibliothèque de l'usager et/ou ses références d'identité. Si la comparaison est reconnue par le personnel, l'inscription se poursuit comme n'importe quelle inscription standard.
Le membre invité peut être inscrit dans n'importe quelle catégorie d'usager valide (catégories d'usager disponibles à la bibliothèque invitée). A cet effet il se peut que la bibliothèque invitée utilise son jeu standard de catégories d'usager, ou que soient utilisées une ou plusieurs catégories d'usager spécialement pour les membres invités, à la discrétion de la bibliothèque invitée. [Il devra y avoir un paramètre qui décide quelles catégories d'usager peuvent être utilisées pour les membres invités.]
Il n'y aura aucune mise en correspondance entre la catégorie d'usager de la bibliothèque d'origine et la catégorie d'usager de la localisation invitée.
La notice des membres invités contient de l'information provenant de la bibliothèque d'origine. Cette information est transmise par la bibliothèque d'origine et ne peut être modifiée par la bibliothèque invitée. Les zones nom et adresse sont toutes héritées de la bibliothèque d'origine. Ces zones de données ne peuvent être modifiées par la bibliothèque invitée.
L'information sera enregistrée dans la bibliothèque invitée B qui identifie clairement que l'usager est un usager invité de la bibliothèque d'origine A. Le groupe des Prêts invités sur l'écran d'ensemble de l'abonné contient les lignes suivantes :
-
Date d'inscription bibliothèque invitée
-
Code ISIL bibliothèque d'origine
-
Dernier contrôle de statut blocage à la bibliothèque d'origine
-
Dernière donnée contrôlée/mise à jour depuis bibliothèque d'origine
-
Nom bibliothèque d'origine
Les dates d'inscription, de renouvellement et de retours de l'usager sont toutes transmises par la bibliothèque d'origine. Ces dates ne peuvent être modifiées par la bibliothèque invitée. En principe, toutes les autres zones peuvent être modifiées. En particulier, les zones telles que « Peut être démarché dans un but marketing ? » peuvent être modifiées. D'autres restrictions sur les zones qui peuvent ou ne peuvent pas être modifiées seront identifiées au moment de la mise en œuvre. Il doit être possible de reconnaître à la fois la date d'inscription à la bibliothèque d'origine et la date d'inscription à la bibliothèque invitée. La date de retour est toujours transmise par la bibliothèque d'origine. [La date de la dernière modification doit être examinée.]
L'usager n'a pas besoin de payer une contribution, ce qui est inhérent au concept de Prêts invités. Toutefois, il est à la discrétion de la bibliothèque invitée de faire payer des frais d'inscription à l'usager. à La bibliothèque peut paramétrer cela, en se fondant sur la catégorie d'usager choisie.
La bibliothèque invitée peut enregistrer ses propres « blocages » (par exemple blocages manuels) par rapport à la notice usager. Les blocages qui s'affichent à la bibliothèque invitée ne sont PAS envoyés à la bibliothèque d'origine. Cela nécessite une solution pragmatique de la part des bibliothèques (par téléphone, courriel, - c'est-à-dire en dehors du SIGB).
Si l'échange de données de la bibliothèque d'origine vers la bibliothèque invitée contient des zones de données qui ne sont pas reconnues dans la bibliothèque invitée, les données seront rejetées (par ex. la bibliothèque d'origine utilise une zone de numéro de téléphone qui n'est pas utilisée par la bibliothèque invitée : dans un cas comme celui-ci les données ne sont pas mises en correspondance vers une autre zone, mais rejetées).
La mise en correspondance entre les structures de zone peut être nécessaire. Exemples : le nom et le prénom dans une seule zone ou dans plusieurs zones ; le numéro de rue peut être dans une zone différente, etc.
Un membre invité (à la bibliothèque invitée) ne sera inclus dans aucun des traitements liés au renouvellement de l'abonnement, tels que : virement bancaire, facturation automatique, etc. Tous les traitements financiers liés aux abonnements sont traités par la bibliothèque d'origine.
Il n'y a aucune limite technique (dans les SIGB) qui pourrait empêcher la bibliothèque invitée d'approcher les membres invités pour une proposition commerciale. Cependant, il devrait / pourrait y avoir un accord informel entre les bibliothèques pour ne pas approcher réciproquement leurs abonnés pour des propositions / transferts d'abonnement. En d'autres termes : cela devrait être traité en dehors des SIGB.
Chaque bibliothèque individuelle peut décider si l'enregistrement d'un historique de prêt est autorisé. (En d'autres termes : la bibliothèque invitée n'hérite pas du paramètre de la bibliothèque d'origine.)
Si l'abonné est supprimé, le système enverra une mise à jour à la bibliothèque d'origine, permettant à la bibliothèque d'origine de mettre à jour son information sur les bibliothèques invitées pour un usager en particulier.
La bibliothèque invitée envoie un message à la bibliothèque d'origine qui permet à la bibliothèque d'origine d'enregistrer à quelle bibliothèque l'usager est inscrit comme membre invité. La bibliothèque d'origine reçoit aussi l'information sur la catégorie d'usager de l'abonné à la bibliothèque invitée (code + libellé) et la date à laquelle l'usager a été inscrit à la bibliothèque invitée. [Ce qui sera enregistré dans une nouvelle zone.].
Sur l'écran d'aperçu de l'usager vous pouvez voir à quelle(s) bibliothèque(s) invitée(s) l'usager est inscrit.
Il n'est pas possible de supprimer l'usager s'il a encore des exemplaires prêtés par une bibliothèque invitée.
Après chaque modification dans les zones d'identité ou d'adresse, une mise à jour est envoyée à la bibliothèque invitée. La bibliothèque invitée traitera les données et écrasera les zones localement enregistrées. Si la mise à jour contient des zones de données qui ne sont pas reconnues par la bibliothèque invitée, les données sont rejetées (par ex. la bibliothèque d'origine utilise une zone de numéro de téléphone qui n'est pas utilisée par la bibliothèque invitée : dans un cas comme celui-ci les données ne sont pas mises en correspondance vers une autre zone, mais rejetées).
La bibliothèque d'origine aura une marque (zone) spécifique dans la notice usager pour bloquer l'usager spécialement pour un abonnement invité.
Si l'abonné est supprimé de la bibliothèque d'origine, un message est envoyé à la bibliothèque invitée. Cela permettra à la bibliothèque invitée de supprimer l'abonné de sa base de données, ou de signaler sa notice comme « à supprimer » dans le cas ou la suppression n'est pas possible (par ex. parce qu'il a encore des exemplaires en souffrance). Dans ce dernier cas il ne serait plus possible à l'usager d'emprunter des exemplaires.
Cette partie décrit les étapes concernées par le processus de prêt de la bibliothèque invitée.
Si un membre invité emprunte un exemplaire à la bibliothèque invitée, la procédure est quelque peut différente des prêts « standard ».
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Si un membre invité est identifié, AUCUNE demande n'est envoyée à la bibliothèque d'origine. L'hypothèse est que vérifier les données en ligne sera trop « coûteux » du point de vue de la performance et que la fonctionnalité n'est pas suffisamment pertinente. [Si on le souhaite, le système invité peut être mis à jour sur tous les abonnés invités à partir de la bibliothèque d'origine pendant un traitement de nuit.]
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Un exemplaire est prêté à un membre invité en utilisant le prêt standard de l'AFO (411) Prêts. Le prêt est enregistré dans le système de la bibliothèque invitée comme tout prêt « standard ». Veuillez noter que le prêt est traité en fonction des paramétrages de la bibliothèque invitée et que ce traitement est indépendant de tout paramétrage de la bibliothèque d'origine. On le voit, plus concrètement, dans la gestion du maximum d'exemplaires prêtés : cela est géré en fonction des paramètres de la bibliothèque invitée et est indépendant du nombre réel d'exemplaire prêtés à la bibliothèque d'origine. Ce dernier point implique également qu'un emprunteur, membre invité dans cinq bibliothèques différentes, aura un nombre distinct d'exemplaires prêtés pour chaque localisation, aucune vérification pour totaliser / fusionner ces données (ces maximums) n'étant effectuée.
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Lorsque la session de prêt sera terminée, le système enverra un message (via un service web) à la bibliothèque d'origine. Ce message logique consistera en fait en deux messages physiques : [1] un message « Insérer exemplaire » pour insérer l'exemplaire qui a été prêté, et [2] un message « Exemplaire prêté » pour informer la bibliothèque d'origine que l'abonné a emprunté un exemplaire à la bibliothèque invitée. La bibliothèque d'origine traitera ces messages et stockera l'information dans sa base de données. [Voir l'introduction pour un aperçu des zones dans lesquelles cette donnée s'affiche.]
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Tous les autres traitements (prolongations, retards, facturation, etc.) sont gérés par la bibliothèque invitée. Cependant, les données administratives de la bibliothèque d'origine seront mises à jour régulièrement pour indiquer ce qui se passe dans la bibliothèque invitée.
Si un exemplaire est renouvelé à la bibliothèque invitée, si un rappel est envoyé, si une facture est envoyée, etc., - dans tous ces cas la bibliothèque invitée enverra une mise à jour à la bibliothèque d'origine. [Une évidence : cela n'est bien sur pertinent que pour les exemplaires qui ont été prêtés à la bibliothèque invitée.]
Les exemplaires qui ont été prêtés par une bibliothèque invitée sont affichés dans la liste des exemplaires prêtés du côté de la bibliothèque d'origine, mais ils ne peuvent être renouvelés.
Par ce qu'il est préférable que la catégorie exemplaire de la bibliothèque invitée ne soit pas connue du côté de la bibliothèque d'origine, le système autorisera une mise en correspondance de la définition d'une catégorie exemplaire. Si cette mise en correspondance n'est pas définie, une catégorie exemplaire par défaut sera utilisée. (Voir la description de la mise en correspondance de la catégorie exemplaire ailleurs dans ce document.)
La bibliothèque d'origine enregistrera, dans son fichier de transactions de prêt, une transaction pour chacun des messages reçus de la bibliothèque invitée. Ceux-ci peuvent être utilisés par ex. pour les rapports et les statistiques.
Cette partie décrit les étapes concernées par le processus de retour à la bibliothèque invitée.
Les exemplaires prêtés à la bibliothèque invitée peuvent être rendus soit à la bibliothèque invitée soit à la bibliothèque d'origine. Ce dernier type de retours est décrit dans le prochain chapitre. Le présent chapitre ne traite que des retours à la bibliothèque invitée. Les retours peuvent être faits soit via l'automate soit à une banque de prêt.
La procédure est la suivante:
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L'exemplaire est rendu à la bibliothèque invitée. Il s'agit d'un retour standard (avec le calcul des amendes basé sur les paramètres de la bibliothèque invitée, etc.).
·
La bibliothèque invitée envoie un message (via un service Web) vers la bibliothèque d'origine. La bibliothèque d'origine retire les exemplaires de la liste des exemplaires prêtés à l'usager.
Lorsqu'un exemplaire est rendu à la bibliothèque invitée, la bibliothèque d'origine reçoit un message (service Web) qui indique que les exemplaires sont rendus.
L'exemplaire sera retiré de la liste des exemplaires prêtés à l'abonné.
La transaction est enregistrée dans le fichier de transactions de la bibliothèque d'origine, en vue d'un rapport ou de statistiques ultérieures.
Cette partie décrit les étapes concernées par le processus de retour dans la bibliothèque d'origine.
Les exemplaires qui ont été prêtés à la bibliothèque invitée peuvent aussi être rendus à la bibliothèque d'origine. Les retours peuvent être faits soit via l'automate soit à une banque de prêt. La procédure est la suivante:
1.
L'exemplaire est rendu à la bibliothèque d'origine. Le système détectera que l'exemplaire a été prêté à la bibliothèque invitée et demande une confirmation (« Exemplaire prêté à la bibliothèque invitée [Nom de la bibliothèque]. Souhaitez-vous continuez ? »). [Si le retour est traité via un automate, ce message ne s'affichera pas, car il est peu probable que les automates de prêt prennent en charge cette fonctionnalité.]
2.
La bibliothèque d'origine envoie un message (via un service Web) à la bibliothèque invitée. La bibliothèque invitée calculera les amendes, etc. et enregistrera le retour dans sa base de données. S'il y a des amendes, celles-ci sont comptabilisées à l'encontre de l'usager dans sa notice (à la bibliothèque invitée, et PAS à la bibliothèque d'origine). Un message doit être envoyé du serveur SIGB vers l'automate de prêt pour signaler que l'exemplaire doit être déposé dans une corbeille de tri séparée.
3.
La bibliothèque invitée envoie un message à la bibliothèque d'origine pour signaler : si oui ou non le retour a été traité avec succès + le montant de l'amende [cela n'est utilisé que dans un but d'information].
4.
Si le prêt a été traité avec succès, le système de la bibliothèque d'origine affichera le statut succès + le montant de l'amende (s'il y a lieu) + un message indiquant que l'exemplaire doit être rendu à la bibliothèque invitée.
5.
La bibliothèque d'origine retire les exemplaires de la liste des exemplaires prêtés à l'usager.
Excepté la situation décrite dans le paragraphe précédent, il n'y a pas d'autres situations spécifiques en ce qui concerne les points de self-service. Les retours aux automates de prêt sont traités de la même façon qu'aux banques de retour.
Le calcul des amendes est fait selon les règles de la localisation où les ouvrages sont rendus (« application des règles locales »). Cela peut aboutir dans la bibliothèque d'origine à la perception d'une amende due à la bibliothèque invitée. Cependant, on ne cherchera pas à résoudre ces questions, car on suppose que ces cas seront très rares. Aucun rapprochement comptable ou fonds de compensation ne sera mis en œuvre.
Les lettres de rappel et les factures sont envoyées par la bibliothèque invitée (« application des règles locales »).
Il peut résulter des règles ci-dessus certaines situations spécifiques. Examinons-les:
·
Le membre invité emprunte l'exemplaire A à la bibliothèque invitée A.
·
Il ne rend pas l'exemplaire après plusieurs lettres de rappel, ce qui a pour résultat une facture envoyée depuis la bibliothèque A.
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L'usager rend alors l'exemplaire à la bibliothèque d'origine B.
·
Le calcul de l'amende est fait selon les règles de la bibliothèque B.
·
L'usager paie l'amende à la bibliothèque B.
·
Il résulte de tout cela que la facture (frais livre) envoyée de la bibliothèque A existera encore dans le système de la bibliothèque A.
L'hypothèse est que de telles situations ne se produiront que très, très rarement, - et par conséquent elles ne seront pas résolues dans le SIGB. Elles devront être résolues de façon pragmatique.
L'AFO 447 est utilisée pour les traitements en arrière-plan de mise à jour de l'information du prêt invité.
Il est recommandé de lancer ces procédures quotidiennement (de préférence dans le cadre des traitements programmés pour la nuit).
Après la sélection de cet AFO, un menu s'affichera:
Les options du menu seront expliquées séparément dans les paragraphes suivants.
La mise à jour de l'information usager doit être initialisée par la bibliothèque invitée et demande une mise à jour pour chaque usager à partir de la bibliothèque d'origine. Ce qui inclut:
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la mise à jour des détails dans la notice usager telle que l'adresse
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la mise à jour du statut de blocage de l'usager
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la mise à jour du code-barres usager
Après quoi, le système passe à l'écran “démarrer activité” standard.
La mise à jour de l'information exemplaire doit être initialisée par la bibliothèque d'origine et demande, pour chaque transaction de prêt effectuée à la bibliothèque invitée, une mise à jour à partir de la bibliothèque invitée. Ce qui inclut:
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la mise à jour de la période de prêt
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Document control - Change History
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Date |
Change description |
Author |
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1.0 |
July 2009 |
creation, new AFO |
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